Комп`ютерний облік переваги та недоліки

Я можу відповісти на нього так: автоматизація - покладання деяких функцій на комп'ютерну програму. І незалежно від того, багато чи мало функцій, навіть якщо ви використовуєте комп'ютер для однієї рутинної операції - це вже автоматизація.
Відразу можна помітити, що комп'ютери стоять зараз на кожному столі в офісі, і в цьому сенсі автоматизація в якійсь мірі проведена. Зараз ми не передруковуємо документи по десять разів на друкарській машинці, не складаємо масиви цифр у стовпчик (правда, якщо трохи від'їхати від Бішкека, то можна і не знайти навіть простий персоналки).
Для більшості офісних працівників стало вже звичною справою створення документів у текстовому редакторі або будувати графіки в електронній таблиці. Є велика кількість програм, великих і малих, які в тій чи іншій мірі допомагають виконувати наші повсякденні завдання. На будь-якому персональному комп'ютері можна знайти масу програмних утиліт або програм серйозніше, які допомагають робити нам ту чи іншу дію. Дійсно, навіщо складати числа в стовпчик, якщо за вас це може зробити ваш «залізний друг».
Можна сказати, що часткова автоматизація вже проведена. Щось робиться, на комп'ютері, що-то вручну і це вас влаштовує. Таку автоматизацію можна назвати «клаптикової». Клаптикової, оскільки тут кожен сам за себе. Кожен використовує той інструмент, який, може бути тільки йому зручний або інструмент, який краще знає.
Автоматизація викличе зміну ролей бухгалтерії. Якщо раніше кожен з бухгалтерів вів окрему частину обліку (у великих бухгалтеріях, наприклад, бувають бухгалтери, які займаються тільки ПДВ) і витрачав час на рутинні розрахунки, то тепер всі рутинні операції робитиме комп'ютер.
Для того щоб ефективно провести автоматизацію, треба, у першу чергу, добре уявляти собі, що ж таке автоматизований бухоблік. На перший погляд все просто і навіть така постановка питання здається трохи надуманою, тому що автоматизований бухоблік - це просто коли бухоблік ведеться на комп'ютері. Ось таке оману і служить причиною великої кількості невдалих спроб автоматизації. Слід усвідомити, що впровадження бухгалтерської програми ефективно тільки тоді, коли наслідком упровадження є підвищення ефективності та поліпшення якості ведення бухобліку на підприємстві. Це може виражатися в:
· Впорядкування бухобліку;
· Збільшення кількості інформації, одержуваної з бухобліку.
· Зниження числа бухгалтерських помилок. Це дуже важливий фактор, якщо враховувати величину штрафів і пенею за приховання оподатковуваних величин, причиною якого, як правило, є саме бухгалтерські помилки, а не якийсь злий намір.
· Підвищення оперативності бухобліку.
"1С: Бухгалтерія" - універсальна програма масового призначення для автоматизації бухгалтерського і податкового обліку. В основі програми лежить гнучка технологічна платформа системи "1С: Підприємство", можливості якої дозволяють створювати і модифікувати найрізноманітніші бізнес-додатки. У комплект програмного продукту входить прикладне рішення - конфігурація "Бухгалтерія для Киргизстану".
Велика російська компанія «1С», забезпечує бухгалтерською програмою, є постачальником у багатьох країн СНД. Ними були створені дочірні компанії, які називаються «Фірми - франчайзинги». Наша країна не залишилася осторонь.
У Киргизстані франчайзингова мережа спрямована для кваліфікованого виконання робіт з обслуговування користувачів системи "1С: Підприємство". Фірми - франчайзинги сформовані і розвивається на базі колективів, не просто продають програмні продукти, але і мають досвід до-і післяпродажного обслуговування клієнтів, впровадження, супроводу, а часто і розробки програм, який відповідає чинним вимогам законодавства і нормативних документів КР. Ці фірми стежать за змінами в законодавстві, і поширюють стандартні пакети оновлень для всіх типових конфігурацій. Це дуже зручно, особливо в нашій державі, де ми спостерігаємо, нескінченний потік змін у бухгалтерському обліку, який тільки збільшується з року в рік.
За даними фахівців російської компанії «1С», на 1 квітня 2008 року (дані взяті від всіх франчайзингових мереж).
По галузях продажу розподілилися приблизно наступним чином:
· Промисловість - 66%
· Торгівля, - 12%
· Інші-8%
· Транспорт і зв'язок-7%,
· Будівництво-5%,
· Сільське господарство-2%
\ S
Схема 1. Забезпеченість програмою по галузях.
Нижче представлений рейтинг автоматизованих програм, що використовуються юридичними та фізичними особами.
· 1С - 65%
· БЕСТ - 7%
· Інфо-бухгалтер - 6%
· Вітрило - 3%
· Турбо-бухгалтер - 3%
· Засоби MS Office - 3%
· Галактика - 2%
· Самописні - 2%
· Інше - 9%

\ S

Схема 2. Рейтинг автоматизованих програм

Автоматизація допомагає домогтися максимальної керованості своєї компанії, відчувати зміни ринку і мати можливість швидко на них реагувати.

Треба зауважити, що більшість малих підприємств, що вирішили придбати програму для бухобліку, стикається з такої банальної проблемою, як недостатня технічна оснащеність. Адже на стареньких комп'ютерах нові «наворочені» програми не «підуть». У результаті доводиться шукати старі версії. Відповідно претендентам на посаду головбуха малих підприємств може дуже навіть стати в нагоді знання старих версій таких програм, як: 1С, БЕСТ, Інфо-бухгалтер, Турбо-бухгалтер, Парус, Галактика. Але оскільки звітність в потрібному форматі вони вже не формують, то необхідно знати ще Word і Excel. Адже в них зроблено більшість декларацій.

Сьогодні користувачі ділових комп'ютерних програм обчислюються, напевно, сотнями тисяч. Як би не були хороші комп'ютери та програми, серед такої кількості людей завжди знайдуться незадоволені результатами автоматизації.

Для ринку в цілому відсоток невдалих проектів не настільки великий. Але для кожного конкретного споживача невдача часом обертається великими проблемами. Відзначимо, що і для постачальника програм невдалі проекти несуть додаткові клопоти і підривають репутацію. Проблеми і конфлікти в ході автоматизації нікому не потрібні. Аналіз критичних ситуацій показує, що майже завжди винні не програми або комп'ютери, а люди. Набагато легше виправити програму, ніж змінити точку зору людини.

Таким чином, можна сказати, що автоматизація бухобліку - це процес, при якому в результаті перекладу бухгалтерії на комп'ютер підвищується ефективність і поліпшується якість ведення бухобліку на підприємстві. Значить, перед тим як приймати рішення про автоматизацію бухобліку слід виділити, що і як ця автоматизація повинна в бухгалтерії поліпшити, це і буде метою автоматизації.
Автоматизована форма обліку дозволяє здійснювати комплексну обробку облікової інформації на основі пакетів прикладних програм.
Використання ЕОМ призводить до різкого прискорення облікових робіт за рахунок заміни численних рутинних операцій, пов'язаних з накопиченням та угрупованням даних, їх перенесенням з регістрів в регістр, розрахунками, миттєво виконуваними машиною. ЕОМ дозволяє обробляти різноманітні облікові дані по будь-яких напрямах і узагальнювати їх за будь-якими ознаками.
Можна сказати, що управління підприємством перетворюється на величезну індустрію з переробки інформації з метою прийняття рішення. Цьому сприяє застосування ЕОМ. Завдяки застосуванню персональних комп'ютерів з'явилася можливість не тільки створювати автоматизовані робочі місця бухгалтерів, комірників та інших працівників, які беруть участь у веденні обліку, а також отримувати наочну оперативну інформацію про роботу підприємства в цілому.
В даний час існує широкий вибір різних систем автоматизації бухгалтерського обліку. Не слід поділяти їх на погані і хороші, сильні слабкі. Усі вони гарні і їхні можливості знаходить практичне застосування на підприємствах різного розміру, профілю і роду діяльності. При автоматизації варто вибрати необхідну САБО, виходячи із завдань і наявних ресурсів.
При автоматизації бухобліку важливо не просто перевести всю паперову роботу на комп'ютер. Важливо, щоб це збільшило ефективність роботи бухгалтерії і поліпшило контроль над фінансово-господарською діяльністю підприємства, що в свою чергу збільшить ефективність управління підприємством, і, як наслідок, ефективність його роботи.